Керуй своїм часом | Кар`єра для нового життя

Керуй своїм часом

Що таке тайм-менеджмент? Це комплекс знань, технік і принципів, за допомогою яких ми грамотно керуємо своїм часом, щоб домогтися максимальної продуктивності у своїй діяльності.

Ми всі хочемо максимально використовувати 24 години на добу. Однак деякі люди досягають більшого успіху і результатів – за той же час, що й усі інші.

Як же можна більш ефективно розпоряджатися своїм часом? Варто розглянути одну потужну концепцію: свідоме управління часом.

За допомогою цих 10 порад ви зможете планувати справи, виконувати їх та управляти своїм днем ​​і досягати успіху!

 

Порада №1: аудит часу

Почніть із з’ясування, на що ви витрачаєте час протягом дня. Часто існує велика розбіжність між вашим суб’єктивними часом і реальністю. Після аналізу ви легко зможете знайти області, які потрібно поліпшити. Наприклад, ви можете занадто багато часу сидіти на непродуктивних зборах або займатися низькопріоритетними завданнями.

Ще раз погляньте на свій аудит часу й визначте завдання, на виконання яких витрачається більше часу, ніж ви очікуєте.

Установивши тимчасові обмеження для цих справ, ви зможете більше зосередитись і працювати більш ефективно.

Якщо ви все ж виявили, що виходите за ці часові межі, вивчіть свій робочий графік і виключіть невеликі витрати часу – незаплановані перерви.

 

Порада № 2: складіть щоденний план

Використовуйте перші 30 хвилин свого робочого дня, щоб скласти щоденний список справ, відповідно до вашого тижневого плану.

Сформулюйте елементи списку так, ніби ви їх уже виконали. Замість «Надіслати звіт менеджеру проєкту» напишіть «Звіт менеджеру проєкту відправлений».

Цей невеликий трюк додасть вам додаткової мотивації.

Іноді несподівані завдання просто виникають удень. Запишіть їх в окремий список поруч із вашими завданнями. У кінці дня ви отримаєте додатково задоволення від виконаних справ.

 

Порада № 3: з ранку спершу виконуйте найважливіші та складні справи

Більшість із нас вважає наш перший час роботи найпродуктивнішим – не забувайте використовувати свій з розум! Як не дивно, вам легше зосередитись, коли ваш мозок ще не повністю прокинувся. В активному мозку залишається менше зайвої енергії для мрій і занепокоєння про інші завдання.

 

Порада № 4: плануйте перерви між завданнями

Людський мозок може фокусуватися тільки близько 90 хвилин за раз.

Плануйте перерву як мінімум кожні 90 хвилин, щоб уникнути вигоряння й підтримувати високу продуктивність протягом дня.

 

Порада № 5: максимально використовуйте час очікування

Це трапляється з усіма: ми чекаємо в черзі, в залах очікування, в терміналах аеропортів, на вокзалах і таке інше.

Відповідайте на електронні листи по телефону, відповідайте на пропущені телефонні дзвінки, займайтеся спортом, розслабляйтеся або медитуйте. Носіть із собою книгу. Слухайте подкасти на своєму телефоні.

Не дозволяйте несподіваним чергам застати вас непідготовленими.

 

Порада №6: організуйте електронну пошту

Люди із загромадженими поштовими скриньками витрачають на електронну пошту набагато більше часу, ніж інші.

Кращий спосіб прискорити спілкування по електронною поштою і витрачати менше часу на зайві обміни – це організувати свою поштову скриньку.

Gmail пропонує безліч функцій, які допоможуть вам упоратися з бездонною ямою вхідної пошти. Якщо ви використовуєте інший сервіс, подумайте про перехід на Gmail (через POP3, SMTP і пересилання).

Ось деякі прийоми, які допоможуть вам швидше аналізувати, систематизувати й  відповідати на електронні листи.

  • Архівуйте електронні листи, які можуть містити важливу інформацію, але не вимагають негайної відповіді.
  • Створюйте дієві ярлики, такі як ТЕРМІНОВО, ОЧІКУВАННЯ, ПОТРІБНО ВИКОНАТИ.
  • Використовуйте фільтри, щоб автоматично призначати мітки вхідній пошті на основі відправника або іншої інформації / ключового слова, які вони містять.
  • Ви навіть можете позначити всі інформаційні бюлетені, установивши фільтр для кожного електронного листа, що містить слово «Відмова від підписки».
  • Увімкніть шаблони відповідей і створюйте шаблони з листів, які ви відправляли більше двох разів. Ви можете налаштувати їх перед відправкою, але наявність загального плану перед тим, як ви почнете, значно прискорить процес.

 

Порада №7: тренуйте іншу половину свого мозку та займайся спортом

Знайдіть своє хобі, щоб задіяти частини свого мозку, які ви не використовуєте на роботі. Ви будете вирішувати проблеми швидше й розвинете творчі здібності.

Проведення часу поза зоною комфорту веде до успіху. Якщо ви юрист – навчіться танцювати, якщо піаніст – займайтеся бойовим мистецтвами, якщо розробник програмного забезпечення – вийдіть і поспілкуйтеся.

Часто робіть вправи. Спорт допомагає справлятися з щоденними стресами.

Дослідники показали, що короткі й інтенсивні тренування можуть бути настільки ж корисні, як і більш тривалі. Виділити час для коротких тренувань – хоча б через день.

 

Порада №8: спіть спокійно

Учені виявили, що зменшення часу для сну, щоб приділяти більше уваги завданням, призводить до проблем. Утомлені люди більше відкладають справи на потім і легко відволікаються. Дайте своєму мозку спати принаймні вісім годин щоночі.

 

Порада №9: використовуйте свій календар

Календар хороший не тільки для планування зустрічей.

Використовуйте свій календар, щоб стежити за крайніми термінами виконання завдань, встановлювати ліміт часу на виконання певних завдань, автоматично додавати місця зустрічей до подій.

Візьміть на себе відповідальність за свій час. Якщо ви думаєте, що запис запланованого не просуне ваш план на день, просто скасуйте його.

 

Порада № 10: навчіться говорити НІ

Ваш час дорогий. Не витрачайте його на людей і проєкти, які не відповідають вашій місії та цілям.

Замість того, щоб автоматично приймати запрошення та пропозиції, скажіть: «Я перевірю свій розклад і зв’яжуся з вами».

Ця проста фраза виграє для вас час, щоб оцінити пропозиції та прийняти розумні рішення.

 

Установіть розумний графік, який ви зможете підтримувати протягом тривалого часу (не менше місяця). Через деякий час ваші щоденні й щотижневі звички стануть автоматичними.

Не зациклюйтеся на тому, щоб позначати всі пункти у своєму списку справ. Насолоджуйтеся кожним днем ​​з відповідним балансом роботи й особистого життя. Виконання величезної кількості запланованих завдань сьогодні не варте непродуктивного й випаленого дня завтра.

Працюйте стабільно та залишайтесь у своєму кращому темпі. Спішне виконання завдань знижує якість роботи і створює стрес.

За допомогою цих порад з управління часом ви покладете край відкладанню на потім і відразу почнете розпоряджатися своїм часом.

Поділитися:

Залишити коментар

* - обов'язково до заповнення
Дякуємо за Ваш коментар. Він буде опублікований після модерації.